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Logo Assistant-santé de GSC (Green Shield Canada)

Politique de confidentialité

Green Shield Canada (« GSC », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre confidentialité et s’engage à la protéger en se conformant à la présente politique.

GreenShield désigne collectivement Green Shield Canada (GSC), Green Shield Association et Green Shield Holdings Inc. Cette dernière est la principale entreprise utilisée pour héberger les filiales de services de santé et d’administration des garanties, y compris Inkblot, Benecaid, Computer Workware Inc., NKS Health et The Health Depot. Green Shield Holdings Inc. est une filiale en propriété exclusive de Green Shield Association, un organisme sans but lucratif.

Cette politique décrit :

  • La façon dont nous recueillons, recevons, utilisons, échangeons, divulguons, traitons et protégeons les renseignements personnels de nos clients (collectivement, « vous », « votre » ou « vos »);
  • Les types de renseignements que nous pouvons recueillir auprès de vous;
  • Nos méthodes de collecte, d’utilisation, de conservation, de protection et de divulgation de ces renseignements.

Nous n’utiliserons vos renseignements personnels que conformément à la présente politique, sauf exigence contraire des lois applicables. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins restreintes.

Principes de protection des renseignements personnels

GSC suit dix principes de protection des renseignements personnels fondés sur les mêmes principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.

1. Responsabilité

Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion. Nous avons établi la présente politique de confidentialité et les procédures connexes pour protéger vos renseignements, et nous comptons sur des personnes précises pour veiller à ce que nous respections cette politique.

  • Tous les employés de GSC et les autres personnes ou organisations qui agissent pour GSC ou en son nom sont responsables de la protection de vos renseignements. Il incombe à notre responsable de la confidentialité de superviser notre programme de protection des renseignements personnels, ce qui comprend les politiques, les procédures et la formation du personnel pour veiller à ce que nos employés respectent ces principes de protection des renseignements personnels. Le service interne d’audit de GSC surveille également régulièrement le respect de ces principes de protection des renseignements personnels. Consultez l’article 10 de la présente politique pour connaître les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous déterminerons clairement à quelles fins nous recueillons des renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. Lorsque nous autorisons d’autres parties à recueillir des renseignements en notre nom, elles font de même.

  • Nous demandons vos renseignements personnels à diverses fins liées à l’administration de votre régime d’avantages sociaux, notamment :

    • Vous offrir une couverture d’assurance;
    • Confirmer votre identité et l’exactitude de vos renseignements;
    • Créer et administrer votre compte lorsque vous vous inscrivez à notre service, y compris par l’entremise de notre site Web, de nos applications et de nos fournisseurs de services;
    • Déterminer votre admissibilité et celle des personnes à votre charge aux services;
    • Transférer des renseignements personnels à d’autres fournisseurs d’avantages sociaux pour la coordination et le maintien des avantages;
    • Facturer et percevoir les primes;
    • Traiter les réclamations et administrer les produits et services que nous offrons;
    • Communiquer avec les fournisseurs de services au sujet des services qu’ils vous fournissent;
    • Communiquer avec le(s) promoteur(s) de régime et les employeurs, le cas échéant, au sujet de toute réclamation pour des services qui ne sont pas couverts par le régime d’avantages sociaux;
    • Vous payer ou payer les fournisseurs de services pour les réclamations et les services admissibles;
    • Conserver les dossiers appropriés auprès de GSC;
    • Vous protéger et nous protéger contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude ou la violation de lois ou les activités criminelles;
    • Auditer, enquêter et prendre les mesures qui s’imposent et qui sont liées à la prévention ou à la suppression des réclamations irrégulières ou soupçonnées ou prouvées frauduleuses;
    • Procéder à la souscription médicale;
    • Analyser les données pour nous aider à prendre des décisions et à améliorer les produits et services que nous offrons;
    • Combiner les données de GSC avec des données externes à des fins de gestion de la santé ou des programmes que nous offrons;
    • Faciliter l’échange de données pour surveiller les résultats en matière de santé;
    • Anonymiser les renseignements personnels et les utiliser dans les études, les rapports et les autres programmes que nous offrons;
    • Accomplir toute autre activité à laquelle une personne pourrait raisonnablement s’attendre et qui est associée à l’administration de votre régime d’avantages sociaux.

    Nous pouvons aussi analyser la façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris par l’entremise de nos sites Web et d’autres moyens électroniques. Cela pourrait inclure vos préférences pour certains produits, vos données démographiques, vos champs d’intérêt et vos activités liées au mode de vie. Si nous connaissons cette information, nous pouvons offrir des produits et des services qui sont plus pertinents pour vous. Grâce à ces renseignements, nous pourrions recommander d’autres produits ou services offerts par GreenShield qui pourraient vous intéresser ou intéresser les personnes à votre charge, et vous envoyer de l’information à leur sujet. Vous pouvez vous désabonner de nos listes de marketing promotionnel en tout temps, mais nous pouvons quand même communiquer avec vous de temps à autre au sujet de questions directement liées à l’administration de votre régime d’avantages sociaux.

3. Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour recueillir, utiliser, échanger et divulguer vos renseignements personnels, à quelques exceptions près déterminées par la loi. Ces exceptions peuvent comprendre les cas où, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exigences légales, réglementaires ou contractuelles.

  • Votre consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être verbal ou écrit. Par exemple, lorsque vous signez un formulaire d’adhésion, vous consentez par écrit à ce que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous fournir des garanties, à vous et aux personnes à votre charge.

    Le consentement peut être implicite ou déduit de certaines actions. Par exemple, si vous présentez votre carte d’avantages sociaux à un pharmacien ou à un dentiste au lieu de payer pour une ordonnance ou des soins dentaires, il peut s’agir d’un consentement implicite pour que le pharmacien ou le dentiste fournisse vos renseignements personnels à GSC afin d’obtenir le paiement pour le service rendu, et pour que GSC traite la réclamation connexe et fournisse d’autres services.

    Dans le cas des groupes et des membres actuels aux régimes collectifs, nous continuerons d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels déjà recueillis conformément à la présente politique, à moins que vous ne nous en informiez autrement. Nous déduirons que le consentement a été obtenu pour l’utilisation ou la divulgation continue de vos renseignements personnels par le traitement de toute réclamation actuelle ou future que vous soumettez aux fins de remboursement ou d’accès à d’autres services.

  • Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans les circonstances limitées suivantes :

    • Situations d’urgence qui peuvent mettre votre vie, votre santé ou votre sécurité en danger. Nous vous informerons par la suite de cette divulgation;
    • Pour des raisons juridiques. Nous pourrions être obligés de divulguer vos renseignements par un tribunal ou une autre autorité juridique ou réglementaire. Dans ces cas, nous ne divulguerons que les renseignements que nous sommes légalement tenus de fournir;
    • Aux fins d’enquête sur une violation d’une entente ou une infraction à une loi qui a été, est ou est sur le point d’être commise, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation au su et avec le consentement de la personne concernée compromette l’enquête;
    • Dans le but de détecter, de supprimer ou de prévenir une fraude susceptible d’être commise, s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la divulgation au su et avec le consentement de la personne concernée compromette la capacité de prévenir la fraude, de la détecter ou d’y mettre fin.
      Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
  • Vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions, conservions ou divulguions vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, le retrait de votre consentement pourrait avoir une incidence sur notre capacité de traiter et de régler vos réclamations dans le cadre de votre régime d’avantages sociaux.

4. Limitation de la collecte

Nous limiterons la collecte de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par nous ou comme le permet autrement la loi.

  • Selon le produit ou le service, nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels à votre sujet et au sujet des personnes à votre charge, notamment :

    • Prénom, nom de famille, date de naissance, sexe, régime de l’employeur, salaire;
    • Adresse, code postal, adresse courriel, numéro(s) de téléphone, identifiants dans le cadre du régime d’assurance-maladie public (p. ex., Assurance-santé de l’Ontario); identifiants/authentification d’utilisateur;
    • Renseignements bancaires, y compris nom du titulaire du compte, numéro de compte, numéro de transit et numéro de banque;
    • Renseignements détaillés sur les réclamations qui nous ont été soumises, comme les fournisseurs que vous avez consultés, les données sur l’exécution des ordonnances et d’autres renseignements, y compris le lien avec les personnes à charge;
    • Renseignements sur les interactions et les relations avec nous, comme les enregistrements téléphoniques, les communications (données du système de gestion des relations avec la clientèle, courriels, lettres, etc.);
    • Renseignements électroniques et numériques comme la géolocalisation, l’adresse IP, les témoins, les activités sur notre site Web ou notre application, etc.;
    • La façon dont vous utilisez nos produits et services, y compris par l’intermédiaire de nos sites Web et d’autres moyens électroniques, et vos préférences pour certains produits, vos données démographiques, vos champs d’intérêt et vos activités liées au mode de vie.
  • Nous pouvons recueillir ou recevoir des renseignements personnels de :

    • Demandes et formulaires remplis;
    • Vos interactions avec nous, y compris la communication avec nous sur les médias sociaux et dans le cadre de sondages;
    • Votre conseiller ou d’autres représentants;
    • Votre promoteur de régime ou votre employeur, le cas échéant;
    • Votre promoteur de régime ou le conseiller en assurance de votre employeur ou l’administrateur du régime, le cas échéant;
    • Votre médecin, pharmacien ou autres professionnels de la santé;
    • Installations médicales ou fournisseurs de soins médicaux;
    • Organismes de réglementation professionnelle (p. ex., l’Ordre des pharmaciens);
    • Organismes gouvernementaux;
    • Entité de mise en commun des médicaments au sein de l’industrie;
    • Autres assureurs auprès desquels vous avez ou avez eu une couverture;
    • Fournisseurs de services tiers qui fournissent ou ont fourni des services liés au régime d’avantages sociaux (notamment, paie, adhésion, services de traitement des réclamations, fournisseurs de service d’assistance-voyage, fournisseurs de services paramédicaux);
    • Tiers, y compris GreenShield, à qui vous avez donné votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels pour des programmes liés à la santé.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Nous n’utiliserons ou ne divulguerons les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels nous avons obtenu un consentement, ou comme l’exige la loi. Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre ces fins, ou comme l’exige ou le permet la loi.

  • Selon le produit ou le service, nous pouvons divulguer des renseignements personnels :

    • Aux personnes, institutions financières et autres parties avec lesquelles nous travaillons pour administrer les produits et services que nous offrons;
    • Aux employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions en notre nom;
    • À votre conseiller et à tout organisme avec lequel nous travaillons qui a un pouvoir de supervision directe ou indirecte sur votre conseiller et ses employés;
    • À votre employeur et à votre promoteur de régime d’assurance collective, lorsque cela peut être raisonnablement nécessaire pour bien administrer le régime d’avantages sociaux;
    • À toute personne ou organisation tierce à laquelle vous donnez votre consentement;
    • Aux personnes légalement autorisées à consulter vos renseignements personnels;
    • Aux autres entités de GreenShield;
    • Aux fournisseurs de services qui ont besoin de cette information pour offrir leurs services en notre nom. Ces services comprennent, par exemple, le traitement des données, le stockage des données, l’administration de vos garanties, les services d’impression et de distribution, l’analyse des réclamations et la détection des fraudes, les programmes de gestion de la santé;
    • Aux personnes, aux organisations et aux organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations d’ententes ou de lois, ou mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

    Lorsque nous divulguons ou permettons l’accès à des renseignements personnels à quiconque se trouvant à l’intérieur ou à l’extérieur de GSC, nous prenons les précautions appropriées pour préserver la confidentialité des renseignements. Cela comprend le fait de limiter la divulgation à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins énumérées dans la présente politique de confidentialité. Nous tenterons de répondre aux demandes d’information de façon à ne pas divulguer de renseignements personnels.

  • Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour gérer les produits et services que nous vous fournissons et pendant une période raisonnable par la suite afin de répondre à nos exigences juridiques, réglementaires et fiscales. Nous avons des normes de conservation qui répondent à ces exigences. Nous détruisons vos renseignements personnels lorsque nous n’avons plus besoin de les conserver ou nous les anonymisons.

6. Exactitude

Nous nous efforcerons de veiller à ce que les renseignements personnels que nous gérons soient exacts, complets et aussi à jour que possible afin de répondre adéquatement aux fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

  • Vous pouvez vérifier l’exactitude de vos renseignements personnels. En composant le 1 888 711-1119, vous pouvez demander à nos représentants du Service à la clientèle de vous faire parvenir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou si vous avez un compte en ligne, vous pouvez visiter notre site Web à www.greenshield.ca et ouvrir une session dans la section membre du régime. Il n’y a pas de frais pour la vérification de vos renseignements personnels; toutefois, selon les circonstances, il peut y avoir des frais minimes pour l’extraction des renseignements personnels que vous demandez. Nous vous en informerons le cas échéant. Si certains renseignements doivent être mis à jour, nous vous aiderons à trouver le moyen approprié de le faire.

    Dans la mesure du possible, nous corrigerons tous les renseignements personnels que nous avons fournis à une organisation externe. Si une tierce partie nous a fourni des renseignements personnels que vous nous dites erronés, nous vous donnerons le nom et l’adresse de cette tierce partie pour que vous puissiez corriger les renseignements directement auprès d’elle.

7. Mesures de sécurité

Afin de protéger vos renseignements personnels contre la consultation, la divulgation ou le mauvais usage, nous utiliserons des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques qui correspondent à la sensibilité des renseignements que nous gérons.

  • Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels savent comment en assurer la confidentialité. Comme condition d’emploi à GSC, tous les employés signent une entente exigeant que tous les renseignements auxquels ils ont accès soient traités de façon confidentielle. Ils sont également tenus de participer aux programmes annuels de sensibilisation à la sécurité et à la protection des renseignements personnels. Nous avons des normes de sécurité pour protéger nos systèmes et vos renseignements personnels contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Cela permet de protéger vos renseignements personnels en tout temps lorsqu’ils sont stockés dans des fichiers de données ou traités par nos employés.

    Vos renseignements personnels seront conservés dans un environnement sécurisé au moyen de mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les renseignements contre la destruction accidentelle ou illégale ou la perte accidentelle, les dommages, la modification, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé, ainsi que contre d’autres formes de traitement illégal jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires pour l’administration du régime d’avantages sociaux, ou aussi longtemps que nécessaire pour la conservation des dossiers et la conformité juridique.

    Bien que l’échange de renseignements personnels soit intrinsèquement risqué, nous mettons en œuvre des procédures acceptables sur le plan commercial pour assurer la sécurité de nos systèmes. Nous vous aviserons en cas d’atteinte à la sécurité des systèmes entraînant la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels lorsque nous évaluerons un risque réel de préjudice grave pour vous ou les personnes à votre charge.

8. Transparence

Nous mettrons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et procédures et sur la façon dont nous gérons vos renseignements personnels. Pour présenter une demande écrite, consultez l’article 10 de la présente politique pour connaître les coordonnées de notre responsable de la confidentialité.

9. Accès aux renseignements personnels

Si vous nous envoyez une demande écrite, nous vous dirons quels renseignements personnels nous possédons à votre sujet et comment nous les utilisons et les divulguons. Nous vous donnons accès aux renseignements, sous réserve de certaines exceptions permises par la loi. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’intégralité de vos renseignements et demander des changements, s’il y a lieu.

Veuillez noter que nous ne serons peut-être pas en mesure de fournir des renseignements à votre sujet à partir de nos dossiers :

  • le coût qui y est associé est prohibitif;
  • s’ils contiennent des détails sur d’autres personnes;
  • s’ils ne peuvent être divulgués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial exclusives;
  • s’ils sont protégés par le secret professionnel ou dans le cours d’une procédure de nature judiciaire;
  • s’ils ne peuvent être divulgués pour une autre raison.

10. Questions, préoccupations ou demandes de renseignements

Nous nous engageons à répondre aux questions, aux préoccupations et aux demandes de renseignements concernant la protection des renseignements personnels.

N’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la confidentialité de GSC :

Par courriel : privacy.office@greenshield.ca

Par télécopieur : 1 519 739-2253

Par la poste :
Responsable de la confidentialité
Green Shield Canada
5140 Yonge St., Suite 2100
Toronto (Ontario) M2N 6L7

Le bureau de la confidentialité de GSC accusera réception de votre demande. Dans les 30 jours qui suivent la réception de votre demande, le responsable de la confidentialité de GSC vous écrira ou vous téléphonera pour vous faire savoir que le problème a été résolu ou, s’il s’agit d’une situation plus complexe, pour vous informer de la nature des mesures supplémentaires qui sont prises et pour vous donner une idée approximative du moment où une solution pourrait être envisagée.

Si vos inquiétudes ne sont pas dissipées, veuillez communiquer avec :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Téléphone : 1 819 994-5444
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 1 819 994-6591
Site Web : www.priv.gc.ca

Modifications à la présente politique

Nous pouvons de temps à autre réviser notre politique de confidentialité pour tenir compte de modifications dans la législation ou la réglementation, dans nos pratiques de traitement des renseignements personnels, par exemple, ou lorsque nous ajoutons de nouveaux produits ou services. La toute dernière version de la politique régira la façon dont nous traitons vos renseignements personnels et sera toujours accessible à www.greenshield.ca. Vous pouvez déterminer la date de la dernière mise à jour de la présente politique en vous reportant à la date de la dernière mise à jour qui se trouve dans le bas de la présente politique de confidentialité. En continuant à utiliser votre régime de garanties, vous acceptez d’être lié par la politique de confidentialité révisée.

Notre programme de reconnaissance vocale

Le programme de reconnaissance vocale interactif (« RVI ») de GSC est une méthode sécuritaire pour accéder à vos renseignements personnels lorsque vous nous appelez ainsi qu’un moyen plus simple pour vous de faire des affaires avec nous, alors que nous continuons à vous protéger et à nous protéger contre les fraudes, les fausses déclarations et d’autres erreurs.

1. Votre consentement

Lorsque vous vous inscrivez à notre système de RVI, vous nous donnez votre consentement pour utiliser votre mot de passe par empreinte vocale afin de confirmer votre identité.

2. Comment nous utilisons votre empreinte vocale

Nous ne recueillerons que des renseignements pertinents et conformes à la présente politique.

Chaque fois que vous nous appellerez après vous être inscrit à notre système de RVI, votre empreinte vocale sera authentifiée et votre appel sera transféré à l’un de nos représentants ou à une fonction de RVI en libre-service. Votre empreinte vocale sera utilisée pour remplacer d’autres méthodes de vérification telles que les questions posées par nos représentants.

Nous n’utiliserons votre empreinte vocale que pour confirmer votre identité; elle ne sera pas utilisée pour faire de l’ingénierie inverse avec votre voix, la réutiliser ou la recréer.

Votre empreinte vocale sera chiffrée et conservée conformément aux mesures de protection énoncées à l’article 7 de notre politique de confidentialité, et seules les personnes suivantes pourront y accéder :

  • Employés, agents et représentants autorisés qui ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions en notre nom;
  • Fournisseurs de services qui ont besoin de cette information pour offrir leurs services en notre nom;
  • Personnes, organisations et organismes d’enquête qui travaillent pour prévenir ou détecter des fraudes suspectées ou des violations d’ententes ou de lois, ou mener des enquêtes sur de telles fraudes ou violations.

3. Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement pour que nous utilisions votre empreinte vocale, mais ce retrait vous empêchera d’utiliser le système de mot de passe par empreinte vocale à l’avenir, à moins que vous ne vous réinscriviez. Si vous choisissez de retirer votre consentement pour quelque raison que ce soit, votre empreinte vocale sera désactivée et conservée conformément à la présente politique ou dans la mesure permise par la loi.

Dernière mise à jour : décembre 2022